1. Huren… Hoe werkt dit?
2. Wat breng ik mee wanneer ik de gehuurde goederen kom afhalen?
3. Wat is de waarborgsom?
4. Hoe kan ik de waarborg betalen?
5. Wanneer wordt gehuurd?
6. Hoe moet ik mijn prijs berekenen?
7. Hoe worden de huurperiodes berekend?
8. Hoe moet ik het inhuren plannen?
9. Moet ik afhalen of laten leveren?
10. Wat indien de huurperiode verlengd wordt?
11. Wat indien de gehuurde materialen beschadigd zijn?
12. Wat indien de gehuurde materialen niet terug gebracht worden?
13. Wat indien de vermiste materialen worden teruggevonden na aankoop?
14. Wat met leveren en ophalen?
15. Waar wordt afgeleverd?
16. Welke extra-services zijn er mogelijk op de werf?
17. Wie draagt het risico van het transport?
18. Wat met wacht- en extra werktijden op de werf?
19. Wat wordt aangerekend bij extra wacht- en/of werktijden?
20. Hoe kunnen we helpen het transport optimaal te laten verlopen?
21. Wat is een checklist transport?
22. Wat zijn locatiegegevens?
23. Wat zijn dossiergegevens?
24. Met welke tijdsmarges dienen we te rekenen?
25. Moet ik ter plaatse zijn bij levering/ophaal van de materialen?
26. Wat verstaan we onder afruimen?
27. Welke meerwaarde kan de afruimservice bieden?
28. Waar gebeurt de controle en telling van de goederen?
29. Hoe en wanneer weet ik of de teruggenomen bestelling intact is?
30. Moet ik de gehuurde materialen reinigen?
31. Hoe lang op voorhand moet ik bestellen?
32. Tot wanneer kunnen bestellingen worden doorgegeven?
33. Wat gebeurt indien we na 15.00 u bestellen voor levering ’s anderendaags?
34. Tot wanneer kunnen wijzigingen aan bestellingen worden doorgegeven?
35. Wanneer is onze bestelling definitief?
36. Tot wanneer kunnen annuleringen aan bestellingen worden doorgegeven?
37. Moet ik gehuurde materialen, die ik niet gebruikte, betalen?
38. Wat zijn de normale levertijden ?
39. Wat met nacht- en Weekendtransport?
40. Wat met noodgevallen en pannes?
41. Hoe dient het huurmateriaal terug bezorgd?
42. Wat gebeurt er bij extra reiniging?
43. Wat is de missie van FESTARENT?
44. Technische vragen, handleidingen, gebruiksdemo's enz.....
45. Hoe verloopt het aanvragen van materialen via de webshop?

De waarborgsom is de geldsom die dient als onderpand voor:
- De hoge waarde van de materialen die men ter beschikking krijgt
- Het huurbedrag voor de ter beschikking stelling.
Wanneer de goederen volledig en in goede staat worden terugbezorgd en het huurbedrag werd vereffend, wordt de waarborg terugbetaald.

De Waarborg kan cash of met bancontact betaald bij afhaling, of in speciën aan de chauffeur bij levering. Het verdient om velerlei redenen natuurlijk de voorkeur enkele dagen vooraf over te schrijven op de bankrekening van FESTARENT.

Om te huren zijn er tal van redenen:
- Men heeft occasioneel extra materialen nodig
- Men wil zijn materialen niet uitbreken / transporteren
- Men wil in zijn bestaande vestiging ’s anderendaags of de dag voordien ook nog feesten geven
- Door transport lijden de materialen veel, dat doen we niet met de eigen materialen
- We willen een toestel uittesten (is dit iets voor ons?)
- De klant vraagt een design die we niet zelf hebben
- De toestellen gaan langere tijd dag en nacht gebruikt worden, dat doen we niet met onze materialen
- Indien we tafelgerei inhuren, moeten we het zelf niet afwassen
- We houden onze materialen gescheiden voor andere evenementen
- We hebben te weinig financiële middelen voor de snelle groei

Advies nodig of een helpende hand? Geen probleem. Contacteer ons gerust op het nummer 011/26.32.01. Of beter nog: bezorg ons het lijstje van het benodigde, aangevuld met enkele gegevens zoals uiteraard de datum van het feest, de datum afhaling en terugname, de eventuele locatie … en wij bezorgen U snel een correcte prijsstelling. U kan vervolgens met deze prijs naar uw klant en met een gerust gemoed het project binnenhalen. Nota: Hou er even rekening mee dat een verlies of breuk op het evenement van 3% van het materiaal als onvermijdelijk wordt beschouwd.
U heeft het project binnengehaald. Proficiat! Nu aan de slag.

FESTARENT verhuurt zijn artikelen steeds voor een periode van 3 dagen.
Meestal komt dit overeen met een weekend:

- Afhalen op vrijdag namiddag
- Gebruik op zaterdag en/of zondag
- Terugbrengen op maandag voormiddag.

Zo kunnen de artikelen ook “midweek” verhuurd worden, bijvoorbeeld van maandag tot donderdag of van dinsdag tot vrijdag.

Indien een huurperiode van langer dan 3 dagen gewenst wordt, wordt een supplement gerekend voor de bijkomende dagen boven de 3, of een groter aantal periodes voor verhuring op lange termijn.

Vuistregels

AANTAL DAGEN
2 weekends + de tussenliggende weekdagen 2,0 huurperiodes
weekend + midweek 1,5 huurperiodes
vanaf 4 weken (voor langere-termijn huur) 3,5 huurperiodes per 4 weken

Er zijn echter zoveel mogelijkheden dat niet alles te voorzien is.

U maakt uiteraard de grote algemene lijst met de planning, het personeelsbestand en de benodigdheden van het evenement op. Leg ook de lijst vast van de materialen die U zeker moet inhuren en reserveer ze. Deze materialen liggen reeds vast, op dit punt zijn er geen verrassingen meer. Kleine aanpassingen 2 dagen voor het evenement kunnen altijd nog. Maar belangrijk is dat U met gerust hart het andere alledaagse werk verder kunt afwerken.
Wenst U dat er transport en andere diensten uit het omvangrijke pallet bij geleverd worden. Dat kan. We hebben enkel wat meer details nodig zoals wanneer moet geleverd worden, (datum, voormiddag, namiddag, …. ) Met wie wilt U dat we de laatste afspraken maken. Wie is de contactpersoon ter plaatse. Moet de levering best gebeuren met een grote vrachtwagen of verkiest U meerdere kleine camionetten. Moet het materiaal door ons opgesteld en getest worden? Moet er afruim voorzien worden? Met ons uitgebreide gamma aan producten en diensten brengt U ieder evenement tot een goed einde.

2 dagen voor het evenement. De spanning stijgt.

De definitieve voorbereidingen voor het feest zijn gestart. Iedereen is aan het werk. Ga het lijstje nog even na. Zijn er nog kleine wijzigingen? Zo ja, geef ze vlug door. FESTARENT is immers druk in de weer voor Uw feest. Ze zetten de hele bestelling klaar, de tafels, de stoelen, al het porselein, bestek en glaswerk…. De te voorziene ruimtes in de vrachtwagens worden vastgelegd. De bijkomende vrachtwagens werden reeds ingehuurd. Alles wordt netjes verpakt en gestouwd. Uw bestelling staat klaar voor afhaling en de vrachtwagens staan klaar voor vertrek.

De dag van het evenement. De zenuwen gieren.

Nog snel langs FESTARENT de materialen afhalen. Wat moesten we weer laden? Is de camionette groot genoeg? Had ik toch niet beter laten leveren? Immers, dan komt de vrachtwagen netjes binnen de afspraken op tijd. Dan moeten mijn mensen enkel de materialen van de chauffeur in ontvangst nemen, controleren en op hun plaats zetten. Er rest ons nog de waarborg te betalen en het huurcontract af te tekenen. We kunnen tot na het feest over de materialen beschikken.
Nog snel even kijken hoe de materialen verpakt werden, dan kunnen we na het feest veilig alles klaar zetten om de feestzaal zo goed mogelijk te ontruimen.
Nu nog de zaal klaarzetten. De tafels, stoelen en buffetten. De tijdelijke keuken installeren … en dan aan de slag.
Wist U dat FESTARENT U ook kan helpen met het installeren van de feestruimte, het aankleden van de tafels, het plaatsen en testen van de toestellen, ….. Neen? Vraag snel bijkomende info.

Voor materiaal dat niet tijdig terugkomt, dient een bijkomende huurprijs betaald te worden. Deze bedraagt per dag verlenging: 20 % van het 3-dagen tarief.

Het algemene principe is dat de materialen in dezelfde toestand moeten terug komen als ze uitgeleend werden. Indien de materialen echter beschadigd terugkomen, dient dit vergoed te worden.
Ofwel zijn de materialen herstelbaar en dan worden de herstelkosten aangerekend. Ofwel zijn ze niet herstelbaar en dan worden de materialen aangekocht door de huurder. FESTARENT wordt dan in de gelegenheid wordt gesteld nieuwe, identieke materialen te kopen. (zie algemene huurvoorwaarden)

Indien de huurder de gehuurde materialen niet meer terugvindt of wenst te behouden, dan worden de materialen aangekocht door de huurder. FESTARENT wordt dan in de gelegenheid wordt gesteld nieuwe, identieke materialen te kopen. (zie algemene huurvoorwaarden)

Indien de huurder de gekochte materialen terugvindt en terugbezorgt binnen de 14 dagen na de aankoop, worden ze gecrediteerd aan de verkoopprijs. De verlengde huurprijs wordt echter aangerekend. Eventuele extra-transportkosten voor ophalen worden aangerekend.

In de normale huurprijs is voorzien dat de goederen door de huurder worden afgehaald en weer terugbezorgd.
Transport is mogelijk, echter niet inbegrepen in de normale huurprijs. De huuradviseurs geven U graag gedetailleerde offertes

Leveringen zijn in principe mogelijk in heel West-Europa. In de gecalculeerde eenheidsprijzen is rekening gehouden met de C.M.R.-wetgeving.
Het terrein dient bereikbaar en berijdbaar te zijn voor zware vrachtwagens en trailers. Levering en terugname vinden gelijkvloers plaats, aan de ingang van de gebouwen.
Wenst U nog meer services? Dat kan. Vraag ernaar!

Plaatsen en Montage
Mits voorafgaande afspraken kunnen materialen uitgezet worden (vb tafels & stoelen) en/of geïnstalleerd (vb keukenapparaten).

Afruimen
Mits voorafgaande afspraken kan de afruim verzorgd worden. Dit wil zeggen dat op de events personeel ter beschikking wordt gesteld om de vaat van de kelners in ontvangst te nemen en in de correcte verpakking wordt geplaatst

Demonteren
Mits voorafgaande afspraken kunnen materialen (vb tafels & stoelen) en/of apparaten terug in de verpakkingen afhaalklaar gezet worden aan de ingang van de zaal/tent.

Het transport gebeurt steeds voor rekening en voor risico van de huurder. (zie algemene voorwaarden) De huurder kan ten allen tijden, mits eenvoudig verzoek,
de goederen controleren bij het inladen van zijn vrachtwagen.

Bij het afleveren van de goederen neemt de huurder de materialen in ontvangst aan de vrachtwagen. De huurder voorziet genoeg personeel om de vrachtwagen bij aankomst te helpen lossen op 15’.

Langere werk en/of wachttijden worden per uur aangerekend.

De tijd van de chauffeur en zijn eventuele bijrijders, de prijs per uur van het voertuig, eventuele schadeclaims van overige klanten die niet tijdig konden beleverd worden omwille van dit oponthoud.
Men dient zich bewust te zijn dat, indien deze bijkomende werk- of wachttijden niet op voorhand bekend zijn, dit zware implicaties heeft op volgende gebieden:
- Op de tournee kunnen volgende afspraken niet gehouden worden. De volgende klanten zitten met al hun personeel te wachten.
- Er wordt een vrachtwagen met chauffeur geïmmobiliseerd aan min. 50,00 €/uur.

Planning van onze transporten kan alleen goed gebeuren wanneer FESTARENT door zijn klanten goed geïnformeerd wordt over de leveringsomstandigheden! Teneinde de levering optimaal te laten verlopen, wordt een Checklist Transport opgesteld. Dit is een formulier waarop de huurder alle bijzonderheden invult over de levering en de omstandigheden ter plaatse.

Een checklist transport is een formulier waarop de huurder alle bijzonderheden invult over de levering en de omstandigheden ter plaatse.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:
- de gegevens eigen aan het Leveringsadres, (de juiste locatie van levering) en
- de gegevens, specifiek voor het dossier.
- de gegevens, specifiek aan de klant

Elke leverplaats heeft zijn bijzonderheden. Deze zijn beste op voorhand bekend.
Voorbeelden van mindere geschikte leverplaatsen zijn:
- een kasteel heeft een smalle brug waar geen normale vrachtwagen over kan. Het transport dient dan met meerdere kleine vrachtwagens te komen.
- Een feestzaal heeft de dienstingang aan de achterzijde. Hier kan echter geen oplegger komen.
- Een tent staat in een vochtige weide, waar de vrachtwagen tot aan de assen in zakt.

Elk feest staat of valt met praktische afspraken, zoals tijdstippen, contactpersonen ter plaatse, leveringsinstructies en dergelijke. Deze informatie, die de opdrachtgever per dossier via de Checklist Transport overmaakt, met gekend zijn om U 100% te kunnen helpen.

Gezien het drukke verkeer zal FESTARENT de marge in zake lever- en ophaaltermijnen zo ruim mogelijk trachten te houden en steeds een minimum speling van 2 uur hanteren.

Wil U echter voor de opdracht striktere eisen of “just-in-time?” Dat kan!. Hiervoor hanteren we de supergoede Speed-express formule.

De vrachtwagenbestuurder mag onder geen beding alleen de feestruimtes betreden. Indien gewenst, wordt dit uitdrukkelijk meegedeeld en gebeurt dit steeds voor rekening en voor risico van de huurder. Het laden gebeurt van aan de klep van de vrachtwagen. De extra werktijden kunnen worden verricht mits vooraf gaande afspraken qua volume en prijs. De chauffeur kan geen bindende controle doen.

De hulp bij het afruimen is een bijkomende service. Mits voorafgaande afspraken kan de afruim verzorgd worden. Dit wil zeggen dat op events personeel ter beschikking wordt gesteld om de vaat van de kelners in ontvangst te nemen en in de correcte verpakking wordt geplaatst.

Ervaring heeft uitgewezen dat er enorm veel tijdverlies, breuk en overuren zijn indien het afruimen van feesten niet gecoördineerd verloopt. FESTARENT kan U daarbij helpen.
FESTARENT installeert een afruimzone. Daar wordt de vuile vaat van de kelners in ontvangst genomen en gesorteerd in de daar toe bestemde bakken. Meestal worden de vergoedingen voor de afruimers meer dan gecompenseerd door de vermindering van breuk en verlies en de productiviteitsstijging van de kelners. Na het feest is alles bovendien ook nog in een mum van tijd opgeruimd.

Het principe van huren houdt in dat alles in de oorspronkelijke staat moet worden terugbezorgd. De telling en controle gebeuren dan ook steeds bij terugkeer in de magazijnen van FESTARENT en/of zijn toeleveranciers. Deze controle is steeds bindend. De eventuele vrachtwagenbestuurder doet slechts een algemene, niet bindende check van de meegenomen materialen op de werf.
Volgende redenen versterken het algemene principe:
- in de tent, feestzaal, …. is er na een event dikwijls geen of onvoldoende elektriciteit voor deugdelijke testen
- de vrachtwagenrijder kan onmogelijk grote hoeveelheden tafelmateriaal gaan tellen in ongeschikte en onpraktische voorwaarden
- vuile vaat kan onmogelijk deugdelijk gecontroleerd worden op breuk en barsten
- FESTARENT kan onmogelijk met zijn specialistenteam op elke werf materialen terughalen

Eventuele anomalieën en hun consequenties worden zo snel mogelijk schriftelijk (email of fax) aan de huurder bezorgd. In de praktijk is dit gemiddeld binnen de 3 werkdagen. FESTARENT laat U dan ook 3 werkdagen om te reageren en de goederen alsnog terug te bezorgen.

Het normale reinigen van vaat en linnen is in de huurprijs begrepen.
Extra wasbeurten worden bijkomend aangerekend.
De overige huurmaterialen dienen in gereinigde staat te worden terug bezorgd.
Sterk vervuilde materialen worden voor rekening van de huurder gereinigd en/of hersteld.

FESTARENT zal te allen tijde zijn klanten trachten te voorzien van de nodige materialen en services. FESTARENT realiseert zich dat de cateraars dikwijls laattijdig hun exacte opdrachten binnen krijgen en dient 100 % mee te werken aan het eindresultaat van zijn klant (=de cateraar)
Voor uw eigen gemoedsrust bestelt U best ruime tijd vooraf, uiterlijk 2 dagen voor een event.

Bestellingen kunnen doorgegeven worden tot het moment dat het fysiek niet meer mogelijk is materiaal ter beschikking te stellen of te krijgen.
Er is ook een beperking aan de transportmogelijkheden. Men vindt niet zomaar vrachtwagens met chauffeur die leeg staan te wachten. Het is zelfs niet evident om ze de dag op voorhand te vinden. FESTARENT kan tot de uiterste limiet gaan omdat FESTARENT zelf over een kleine vloot vrachtwagens beschikt. Deze uiterste limiet is 15.00u van de dag vóór levering.
Daarna komt een normale werking in het gedrang. Dit wil bijvoorbeeld zeggen dat we niet altijd kunnen garanderen dat de gevraagde goederen nog op voorraad zijn. We zullen bijvoorbeeld ook moeten onderhuren met doorrekening van alle kosten enz.
Nadien worden, om uw dringende vraag zo snel en goed mogelijk te voldoen koeriersdiensten gecontacteerd. Deze hebben uiteraard andere tarieven. FESTARENT biedt U deze bijkomende service aan onder de omschrijving SPEED-EXPRESS.

Indien de goederen nog op voorraad zijn, wordt een expresdienst geregeld. Dit gebeurt echter steeds in nauw overleg met de huurder. Indien de goederen niet meer op voorraad zijn kan eventueel een passend alternatief gezocht worden.
De geldende condities zullen aangepast worden aan de omstandigheden.

Verminderingen zijn mogelijk tot 24 u voor het vertrek van de vrachtwagen. Wanneer ze later toekomen worden niet meer van de bestelling afgenomen en de goederen worden in rekening gebracht.

Vermeerderingen zijn altijd mogelijk.
Wanneer ze echter toekomen na 15.00 u van de dag vóór levering, worden de voorwaarden aangepast. (zie verder!)
Indien de materialen dienen geleverd te worden en de bijkomende zending met alle materialen niet meer in de vrachtwagen gaat, wordt eventueel een bijkomend extern transport noodzakelijk.

Na uitdrukkelijke goedkeuring van de offerte, zal FESTARENT steeds een reservatiebewijs c.q. orderbevestiging bezorgen (per fax of per mail). Hierop staan de definitieve afspraken met FESTARENT.

Na de reservatie worden de goederen geblokkeerd voor de betreffende periode. Eventuele nieuwe huurders kunnen deze materialen niet meer huren. Daarom is het belangrijk dat annuleringen zo snel mogelijk worden doorgegeven. Tot 3 dagen voor de definitieve ingang van de huurtermijn bedraagt de annuleringskost minstens 20%. Voor grotere goederen zoals tenten, enz. met langere reserveringstermijnen wordt een hogere annuleringskost aangerekend.

Annuleringen binnen de 48 uur voor de overdracht van de materialen dienen vergoed te worden tegen 60% van de huurwaarde. De mogelijkheid om de goederen aan een ander te verhuren is immers quasi nihil en er werden al veel taken verricht om het materiaal klaar te zetten.

U hebt de vrije beschikking over de goederen tijdens de overeengekomen huurperiode. Het huurbedrag dat U betaalt geeft U de vrijheid de materialen te gebruiken of niet. Indien U beslist de materialen niet te gebruiken, is dat uw recht.
Indien de goederen moeten geleverd worden, vangt het recht aan op het moment van laden van de vrachtwagen.

De transporten vinden plaats op weekdagen tijdens normale werktijden. Dus niet op zaterdag of zondag en evenmin ’s nachts. (van 20.00 tot 06.00 u)

Wanneer transport tijdens het weekend of ’s nachts moet gebeuren, kan dit gebeuren. De transportfirma’s vragen dan echter supplementen, die we dienen door te rekenen.
Toezegging voor dit transport kan uitsluitend gedaan na voorafgaand akkoord.

FESTARENT heeft als enige verhuurbedrijf een 24/7 dienstverlening voor dringende gevallen (boodschappen en/of interventies) opgezet.
Als leverancier is FESTARENT verantwoordelijk voor zijn materialen. De verhuurde materialen worden echter dikwijls na de normale werkuren en in de weekends gebruikt. Om klanten met problemen te helpen werd deze service in het leven geroepen.
Interventies, die het gevolg zijn van fouten van FESTARENT worden uiteraard niet aangerekend. Voor interventies, op uitdrukkelijk verzoek van een klant, wordt een bijkomende interventievergoeding aangerekend.

Alle gehuurde materialen komen terug bij FESTARENT in de zelfde staat van zuiverheid en gerangschikt zoals ze geleverd zijn.
Uitzonderingen:
- vaat en linnen
Deze mogen in ongereinigde toestand doch met verwijdering van alle etensresten worden teruggegeven, na normaal gebruik voor het doel waarvoor ze bestemd zijn.
Dit betekent dat abnormale verontreiniging of beschadiging aanleiding geeft tot extra reiniging en bijgevolg ook aanrekening van extra kosten of tot vergoeding van het artikel. Voorbeelden zijn ingebrand vet, abnormale producten, kaarsvet in glaswerk of op linnen, schimmel (spik), brandgaten, scheuren….

Alle materialen worden op dezelfde wijze terug geplaatst in de zelfde verpakkingen en karren/pallets en gesorteerd zoals ze geleverd zijn. Glaswerk en tassen dienen omgekeerd in de bakken geplaatst. Voor omkeren en sorteren worden uiteraard extra services aangerekend.

In geval de toestand van het materiaal bij terugkeer een extra reiniging vergt, worden de arbeidstijd en materialen, die hiervoor benodigd zijn, in rekening gebracht.
Voor de meeste artikelen wordt hiervoor een forfaitaire prijs aangerekend aangezien het terugnamerapport en de facturatie aan de klant niet kunnen wachten op de rapportering van de reinigingsdienst. Technische herstellingen worden aangerekend aan het tarief “technieker”.

Extra manipulatiekosten, veroorzaakt door materiaal dat niet gesorteerd, niet goed gerangschikt of verpakt wordt teruggegeven, worden in rekening gebracht aan het tarief “handlanger”.

Om dit te realiseren is een uitgebalanceerd geheel van samenhangende deeltaken noodzakelijk
- Commerciële en marketingacties:
- Perfecte administratie van de huurcontracten
- Rigoureuze opvolging van de dossiers via gesofistikeerde software
- Compromisloze strengheid op kwaliteit, hygiëne, ..., van de verhuurde artikelen, - zowel voor de eigen medewerkers als voor de opdrachtgever
- Permanente opdrachtgever gedrevenheid op het vlak van ergonomie, keuze en aantallen.
- Duidelijke en consequent toegepaste procedures, die zowel voor het bedrijf als voor de opdrachtgever bindend zijn
- Voortdurende zoektocht naar productiviteitsverbetering voor FESTARENT, zijn medewerkers en zijn opdrachtgevers.

Voor de medewerkers van FESTARENT heeft dit tot gevolg dat zij niet alleen zeer goed op de hoogte moeten zijn van alle aspecten van hun deelopdracht, maar dat zij alleen maar goed hun job kunnen uitvoeren wanneer zij de samenhang van het geheel zien.

Voor meer informatie over de gehuurde producten kan u hier terecht.

• Montageplannen
• Gebruiksaanwijzing
• Hoe poetsen ?
• Hoe terug transportklaar maken ?
• Instructiepagina's & demofilms

Vul het formulier hieronder in en u krijgt na verzending van de gegevens
toegang tot de betreffende instructiepagina.